Com plantejar un pilot d'automatització en 4 setmanes

Què és (i què no és) un pilot d'automatització

Un pilot és una implantació real, limitada i mesurable d'una automatització sobre un únic procés. No és una demo, ni una prova de concepte teòrica: al final del pilot el procés funciona amb dades reals de l'empresa i algú de l'equip l'utilitza en el seu dia a dia.

La limitació és deliberada. En quatre setmanes no es reorganitza una empresa: es resol una peça concreta, es mesura què ha canviat i es decideix amb dades si val la pena ampliar-ho a la resta d'àrees.

• —Sí: un procés, un equip, un criteri d'èxit, dades reals.
• —Sí: documentació del que s'ha construït i de com mantenir-ho.
• —No: substituir un ERP, migrar tot el sistema o automatitzar cinc departaments alhora.
• —No: prometre un percentatge d'estalvi abans d'haver mesurat la situació de partida.

Com triar el procés adequat

El principal motiu de fracàs d'un pilot és escollir malament el procés. Un bon candidat és repetitiu, freqüent, prou estable perquè es pugui descriure amb regles clares, i suficientment dolorós perquè algú noti la diferència quan desaparegui.

• —Es repeteix com a mínim setmanalment i consumeix hores identificables.
• —Té una entrada i una sortida clares (un correu, un fitxer, un formulari, un registre).
• —Les excepcions són conegudes i no superen la majoria dels casos.
• —Les dades necessàries són accessibles sense projectes previs d'infraestructura.
• —Hi ha una persona responsable disponible durant les quatre setmanes.

Definir l'abast i els criteris d'èxit

Abans d'escriure una línia de codi cal fixar per escrit què entra al pilot, què en queda fora i com se sabrà si ha funcionat. Els criteris han de ser mesurables amb informació que l'empresa ja tingui o que es pugui recollir durant el diagnòstic inicial.

Mesurar la situació de partida és tan important com mesurar el resultat. Sense línia base no hi ha comparació possible i qualsevol xifra final és una opinió.

• —Temps dedicat al procés abans i després, comptat en hores/setmana.
• —Volum tractat sense intervenció manual respecte del total.
• —Nombre d'errors o correccions posteriors detectades.
• —Temps de resposta al client o al departament que rep la sortida.

Calendari setmana a setmana

El calendari següent és el que apliquem per defecte. Es pot ajustar, però la lògica es manté: primer entendre, després construir, després provar amb realitat i decidir.

Rols i dedicació esperada

Un pilot no funciona si l'empresa hi participa només a la reunió inicial. La dedicació total del client acostuma a ser d'entre 9 i 14 hores repartides en quatre setmanes, concentrades en la primera i l'última.

• —Responsable del procés: coneix les excepcions reals i valida el resultat.
• —Responsable de decisió: aprova l'abast i el pressupost sense esperes llargues.
• —Contacte tècnic o proveïdor extern: dona accessos a sistemes, correu o base de dades.
• —AurIA42: anàlisi, desenvolupament, integració, documentació i formació.

Riscos que fan fracassar un pilot

Gairebé sempre el problema no és tècnic. Aquests són els riscos que cal vigilar des del primer dia, amb la mesura preventiva corresponent.

Cost orientatiu i què inclou

El rang orientatiu d'un pilot funcional de quatre setmanes és de 4.000 a 12.000 €. La forquilla depèn del nombre de sistemes a integrar, de si cal desenvolupar interfície pròpia, del volum d'excepcions i dels requisits de seguretat o traçabilitat.

El diagnòstic inicial de dues hores és gratuït i serveix precisament per situar el projecte dins d'aquest rang abans de comprometre res. Les automatitzacions puntuals més senzilles poden plantejar-se des de 600 €, i el manteniment posterior des de 79 €/mes.

• —Inclou: anàlisi, desenvolupament, integracions, proves amb dades reals, documentació i formació.
• —No inclou: llicències de tercers, consum d'APIs o models d'IA, ni maquinari.
• —No inclou: reorganització de processos aliens a l'abast acordat.

Què passa després del pilot

Al final de la quarta setmana hi ha tres desenllaços legítims: ampliar, mantenir tal com està o aturar. Aturar no és un fracàs si el pilot ha demostrat amb dades que el procés no compensa automatitzar-lo; és exactament el valor que aporta fer-ho petit i curt.

Si s'amplia, el següent pas sol ser estendre l'automatització a processos veïns o a més volum, amb un manteniment que cobreixi canvis de sistemes, incidències i evolució.